Sekretaris merupakan profesi yang cukup dikenal di masyarakat. Namun, apakah Anda sudah tahu tentang tugas dan keterampilan yang dibutuhkan?
Benarkah mereka hanya peduli pada tujuan korespondensi?
Untuk mengetahui jawabannya, berikut penjelasan tentang arti penting sekretaris dan segala pekerjaan itu.
definisi sekretaris
Melaporkan dari seorang pekerja, sekretaris atau sekretaris itu adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk membantu mengelola kebutuhan administrasi dan operasional atasannya.
sekretaris sering menjadi orang pertama yang berinteraksi dengan konsumen dan pelanggan atas nama bos.
Itu sebabnya mereka terkadang dipanggil untuk menyelesaikan masalah konsumen, terutama yang terkait dengan proses komunikasi dan kebutuhan administrasi.
Selain itu, mereka juga biasanya bekerja dengan pip sekretaris departemen atau perusahaan lain untuk berkoordinasi ketika ada acara atau agenda.
Uraian tugas sekretaris
Dari penjelasan di atas terlihat bahwa cakupan tugasnya cukup luas.
Tugas seorang sekretaris di setiap perusahaan bisa sangat berbeda. Namun, berikut adalah beberapa deskripsi lowongan mereka secara keseluruhan, sebagaimana dikutip oleh Better Team dan Memang.
- Saya menyambut pengunjung dan klien.
- Untuk menjawab panggilan telepon.
- Kelola email, catatan, atau surat.
- Menjadwalkan dan menegakkan persyaratan rapat, termasuk menyiapkan ruang konferensi untuk rapat.
- ditandai risalah rapat.
- Penyusunan rencana perjalanan bagi para eksekutif.
- Melakukan tugas administratif seperti mencetak dan menyalin dokumen sesuai kebutuhan.
- Mengelola catatan basis data DAN file klien.
- Mempersiapkan dan mengirim surat keluar.
- Menjaga kerahasiaan file/ catatan perusahaan.
- Melakukan tugas akuntansi rutin.
- Bantuan dalam persiapan presentasi dan laporan.
Kualifikasi Sekretaris
Setelah memahami apa itu sekretaris, berikut persyaratan yang harus Anda penuhi jika ingin berkarir di profesi ini.
1. Pendidikan
Beberapa jurusan kuliah yang relevan langsung dengan posisi sekretaris antara lain:
Biasanya, perusahaan benar-benar mencari lulusan dengan spesialisasi di atas.
Namun, mungkin juga ada perusahaan yang tidak terlalu memprioritaskan pendidikan jika Anda memiliki keahlian yang Anda cari.
2. Pengalaman
Kualifikasi selanjutnya yang harus dimiliki seorang sekretaris adalah pengalaman kerja.
Saat Anda memulai karir, cobalah mencari peluang magang sebagai sekretaris atau posisi lain yang menjalankan fungsi serupa.
Misalnya kantor depan, resepsionis atau staf administrasi.
3. Sertifikasi
Sertifikasi profesional sangat membantu untuk meningkatkan kepercayaan diri dan kredibilitas.
Anda juga bisa menambah pengalaman kerja dan ilmu yang didapat di sekolah atau kuliah.
Salah satu program yang bisa diikuti adalah pelatihan dan sertifikasi sekretaris BNSP.
Selain sertifikasi profesi, terdapat jenis sertifikasi lain yang bisa menjadi alternatif, yaitu sertifikasi Microsoft Office Specialist.
Kontrol perangkat lunak Microsoft Office adalah salah satunya keterampilan hal utama yang harus sekretaris.
Keterampilan yang harus dimiliki seorang sekretaris
© Freepik.com
Berbicara tentang keterampilan, Di bawah ini adalah penjelasan lebih lengkap mengenai skill apa saja yang perlu Anda kuasai jika ingin menjadi seorang sekretaris yang handal.
1. Literasi Komputer
Karena pekerjaan ini terkait erat dengan korespondensi dan akuntansi, Literasi komputer dasar adalah keterampilan wajib yang perlu diasah.
Literasi komputer mengacu pada:
- mematikan dan menghidupkan perangkat
- ketik cepat
- bekerja dengan email
- bekerja dengan Microsoft Office
- mengelola Basis data
- menggunakan internet
2. Korespondensi
Korespondensi pada hakekatnya adalah kegiatan surat menyurat.
Artinya, Anda sebagai sekretaris harus paham bagaimana mengelola email dan surat bisnis.
Kemampuan ini mencakup penulisan, penomoran, dan pengarsipan surat dan email perusahaan.
3. Kemungkinan teknis lainnya
Selain melek komputer dan menulis, ada beberapa keterampilan teknis lain yang sama pentingnya.
Misalnya, teknik pengoperasian seperti printer, pemindai, dan mesin fotokopi.
Sebagai sekretaris, Anda mungkin perlu mencetak dan menyalin beberapa materi sesuai kebutuhan. pertemuan, presentasi, dll.
4. Peluang organisasi
Satu dari keterampilan lunak Yang harus dimiliki seorang sekretaris adalah keterampilan berorganisasi.
Dari deskripsi lowongan di atas, bisa dibayangkan berapa banyak informasi dan dokumen yang harus dikerjakan seorang sekretaris.
Jadi Anda harus pintar-pintar mengatur hal ini agar tetap tertata dengan rapi.
Ini juga termasuk kontrol elektronik dan fisik.
5. Fokus pada detail
Orang yang selalu memperhatikan detail pasti akan bekerja dengan presisi dan akurasi.
Kemampuan ini sangat penting bagi sekretaris, mengingat mereka harus mengerjakan banyak hal dalam waktu bersamaan.
Selain itu, hasil kerja mereka juga sangat penting bagi kelangsungan perusahaan.
Misalnya saat mempersiapkan pertemuan dengan pejabat perusahaan lainnya. Jika tidak dipersiapkan dengan matang, tentu akan berdampak buruk bagi banyak pihak.
6. Pemecahan masalah
keterampilan lunak itu harus dimiliki oleh semua profesional tanpa kecuali sekretaris.
Saat menyelesaikan tugas pasti akan timbul banyak kesulitan, misalnya:
- dokumentasi yang hilang
- masalah teknis selama rapat
- rute rute yang tiba-tiba berubah
Dengan keterampilan memecahkan masalah, Anda akan dapat membuat keputusan penting secara akurat dan cepat.
7. Keterampilan Layanan Pelanggan
Mengapa seorang sekretaris harus belajar kerajinan pelayanan pelanggan?
Menurut Indeed, pejabat pemberi kerja mungkin meminta Anda menghubungi klien atas nama mereka untuk menjawab pertanyaan, membuat janji temu, atau menyampaikan informasi.
Dengan demikian, Anda harus bersikap profesional, sabar, dan sopan saat berhadapan dengan klien untuk menjaga hubungan positif antara mereka dan perusahaan.
8. Manajemen waktu dan multitasking
Pasti ada masa dimana aktivitas perusahaan menjadi sangat padat.
Anda harus beradaptasi dan tampil baik bahkan dalam situasi tekanan tinggi.
Manajer mungkin memiliki janji temu atau rapat untuk dihadiri atau tugas yang harus diselesaikan menit terakhir atau tiba-tiba.
Dengan demikian, mereka pasti akan meminta bantuan Anda untuk menyelesaikan masalah ini dengan hasil yang optimal. Di sinilah tugas dan keterampilan manajemen waktu Anda akan diuji.
9. Presentasi
keterampilan lunak Selain itu, sekretaris tidak boleh meremehkan kemampuan presentasi mereka.
Ini termasuk kemampuan untuk:
- Melakukan slide presentasi.
- Melakukan penelitian untuk keperluan presentasi materi.
- Penggunaan grafik, gambar, statistik, dan data lainnya dalam slide presentasi.
- Presentasi materi di depan audiens.
Bukan sekedar kompilasi slide, seluruh presentasi yang Anda buat harus berisi informasi penting bagi audiens.
10. Komunikasi
Dari daftar keterampilan di atas, kami menyimpulkan bahwa pada dasarnya semua tugas kesekretariatan membutuhkan kemampuan berkomunikasi.
Baik itu komunikasi tertulis maupun lisan.
Kemampuan berkomunikasi secara efektif akan sangat membantu Anda menyampaikan pesan atau korespondensi penting kepada eksekutif, klien, dan pemangku kepentingan lainnya.
Padahal, sekretaris adalah profesi yang agak sulit, bukan sekadar korespondensi.
Jadi, pembahasannya tentang macam-macam profesi yang satu ini.
Tertarik dengan pembahasan lain seputar prospek karir di berbagai bidang? Silakan, baca lebih banyak artikel di blog Glints.
Dengan cara ini, Anda bisa mendapatkan lebih banyak rekomendasi, terutama jika Anda menjelajahi pilihan karir yang berbeda.
Tertarik? Ayo tekan koneksi sekarang untuk menemukan kumpulan artikel!
