Sekretaris adalah profesi yang mungkin sudah tidak asing lagi bagi Anda.
Pasalnya mereka sering bertemu, apalagi saat kita menjadi tamu atau datang ke kantor, hotel, dealer, rumah sakit dan tempat lainnya.
Apa sebenarnya resepsionis itu? Benarkah peran mereka hanya untuk menerima tamu?
Yuk, simak pembahasan Glints berikut ini, apalagi jika kamu sedang memikirkan karir sebagai administrator!
Definisi Registrar
Pesan dari Sungguh, registrar atau porter yang menangani urusan administrasi dan reseption perusahaan.
Resepsi sendiri jika diartikan secara harfiah adalah loket utama yang terletak di sebuah gedung atau hotel.
Fungsinya untuk pertama kali menjadi tempat bertemunya konsumen dan perusahaan. Nah, itu kan resepsionis yang bertugas disana untuk bertindak sebagai perwakilan perusahaan.
Nama lain untuk profesi ini kantor depan atau Asisten administratif.
Contoh Pengurus
Berbagai jenis administrator memiliki tugas yang berbeda yang perlu dilakukan. Perbedaan ini biasanya terletak pada jenis perusahaan atau industri tempat mereka beroperasi.
Berikut adalah beberapa contoh profesi resepsionis yang paling umum.
1. Pendaftar Medis
Contoh admin pertama pendaftar medis. Seperti namanya, mereka bekerja di reseption klinik atau rumah sakit.
Tugasnya adalah memandu konsumen ke layanan yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan memberikan informasi yang mereka butuhkan.
Pendaftar Medis juga biasanya membantu mengurus kebutuhan pasien akan data administrasi.
2. Pengurus hotel
tugas utama pengurus hotel termasuk memesan kamar tamu, memperbarui detail tamu, dan membantu prosesnya memeriksa tamu yang telah menyelesaikan masa inapnya.
Di samping itu, pengurus hotel juga perlu melayani konsumen sebaik mungkin dengan menjawab setiap pertanyaan atau kebingungan yang dimiliki tamu.
3. Administrator Perusahaan
Contoh admin terakhir penerimaan perusahaan. Betul sekali, inilah orang-orang yang menyapa Anda saat pertama kali datang ke gedung atau kantor.
Tugas mereka biasanya menerima telepon atau pesan dari tamu, memberikan instruksi sesuai kebutuhan tamu, dan tampil masukan data.
Deskripsi Pekerjaan Resepsionis
© Freepik.com
Mengetahui definisi dan beberapa contoh, Anda mungkin sudah mulai membayangkan pekerjaan seorang administrator.
Jika paragraf sebelumnya mengisyaratkan tugas seorang registrar di bidang profesional tertentu, berikut beberapa di antaranya deskripsi lowongan umum apa yang perlu Anda ketahui kutipan dari Workable, SHRM dan Forbes.
- Selamat datang pengunjung reseption menyambut, menyambut, membimbing dan mengumumkan informasi dengan jelas dan akurat.
- Meneruskan panggilan telepon masuk ke karyawan yang sesuai dan merekam pesan rapat.
- Terima dan urutkan email harian.
- Membantu menghilangkan kebingungan konsumen dan pengunjung dengan memberikan informasi yang akurat.
- Menerima surat, dokumen, paket, dan pengiriman kurir dan mengirimkan atau mendistribusikan barang.
- Melakukan tugas administrasi seperti memasukkan data konsumen atau pengunjung.
- Lakukan pengarsipan dan dokumentasi dasar.
- Menangani pertanyaan dan keluhan melalui telepon, email, dan korespondensi reguler.
Dari penjelasan di atas, menjadi administrator berarti siap memberikan pengalaman positif kepada pengunjung dan melakukan tugas administrasi sesuai dengan standar kualitas yang berlaku.
Kualifikasi Administrator
Apakah Anda yakin ingin memulai karir sebagai administrator? Mari kita bahas dulu kualifikasi apa saja yang biasanya dibutuhkan untuk memulai profesi ini.
1. Pendidikan
Kualifikasi pertama seorang administrator adalah pendidikan.
Menurut Memang, kualifikasi pendidikan akan tergantung pada jalur karir administrator yang Anda tuju.
Jika Anda sedang mencari posisi Tingkat pertama, Ada beberapa perusahaan yang masih menerima lulusan SMA atau SMK/sederajat. Untuk posisi yang lebih tinggi, gelar sarjana biasanya diperlukan.
Beberapa jurusan yang dianggap cocok untuk bidang profesional ini antara lain manajemen bisnis, pencatatan, manajemen perhotelan, ilmu komunikasi dan spesialisasi lain yang relevan.
2. Pelatihan
Bagi Anda yang berasal dari profesi yang sama sekali tidak berhubungan dengan bidang ini, ada jalur pendidikan non formal yang bisa diikuti.
Salah satu caranya adalah pendidikan.
Pastikan Anda memilih lembaga yang resmi dan terpercaya serta bisa memberikan surat keterangan lulus sehingga bisa Anda cantumkan di CV atau CV Anda.
3. Pengalaman
Pengalaman kerja juga sangat dihargai oleh perusahaan yang mempekerjakan seorang administrator.
Nah, bagi kamu yang sudah selesai magang atau relawan sebagai administrator atau posisi serupa, pastikan untuk menyorotnya di resume Anda atau kapan wawancara.
Terutama berkaitan dengan hard skill, soft skill dan prestasi yang telah mampu Anda asah dan capai melalui pengalaman ini.
4. Sertifikasi
Padahal, tidak semua perusahaan mensyaratkan calon sekretaris harus bersertifikat.
Namun, bagi Anda yang bersertifikat profesional kantor depan dan sejenisnya pasti memiliki kelebihan di mata perekrut.
Selain sertifikasi profesi, Anda juga bisa mencoba mendapatkan sertifikasi kompetensi yang berkaitan erat dengan pekerjaan seorang administrator, seperti sertifikasi Microsoft Office.
Keterampilan Penerimaan yang Diperlukan
Selain kualifikasi, ada juga beberapa keterampilan utama yang dibutuhkan untuk mengejar karir sebagai administrator. Inilah penjelasannya.
1. Komunikasi
keterampilan Hal pertama yang pasti dibutuhkan seorang sekretaris adalah keterampilan komunikasi, baik lisan maupun tulisan.
Pekerjaan Anda sebagai administrator tidak akan pernah lepas dari proses komunikasi. Ini juga mencakup kemampuan untuk menjelaskan berbagai hal dengan cara yang efektif, mudah dipahami, dan positif.
2.Microsoft Office
Ada beberapa keterampilan teknis yang juga harus dimiliki oleh seorang administrator.
Bidang kegiatan yang berbeda, sistem yang berbeda perangkat lunak digunakan. Namun, secara umum, keterampilan teknis yang dibutuhkan biasanya adalah keterampilan Microsoft Office.
Mulai sekarang, Anda juga dapat menampilkan beberapa keterampilan teknis yang relevan seperti belajar perangkat lunak dengan tujuan Akuntansi DAN sistem telepon multiline.
3. Keterampilan Layanan Pelanggan
Kemampuan selanjutnya yang harus dimiliki oleh seorang administrator adalah keterampilan layanan pelanggan.
Ini mencakup beberapa keahlian penting sebagai:
- simpati
- komunikasi persuasif
- komunikasi verbal dan nonverbal
- Resolusi konflik
- mendengarkan secara aktif
- Kecerdasan emosional
Seperti pelayanan pelanggan, Profesi ini juga menuntut Anda untuk memberikan pelayanan prima dan profesional kepada konsumen, pelanggan dan tamu yang datang berkunjung.
4. Keterampilan interpersonal
antarpribadi keterampilan pada dasarnya kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif.
Lebih dari sekedar komunikasi kemampuan interpesonal juga berfokus pada kemampuan Anda untuk berinteraksi dengan orang lain, baik secara individu maupun kelompok.
Sebagai seorang registrar, hal ini tentu sangat diperlukan karena sebagian besar tugas Anda sehari-hari tidak lepas dari interaksi dengan pihak lain.
5. Kemampuan memecahkan masalah
Kemampuan yang terakhir namun tidak kalah pentingnya adalah keterampilan memecahkan masalah.
Sebagai administrator, Anda mungkin mengalami berbagai masalah. Dari tamu yang komplain, pelanggan yang mengalami berbagai kesulitan, hingga perangkat lunak kesalahan.
Tugas Anda adalah membimbing dan menawarkan alternatif solusi terbaik agar mereka bisa menemukan jalan keluarnya.
Padahal, porter adalah profesi yang tidak sekadar menerima tamu. Selain itu, mereka adalah sumber informasi yang dapat diandalkan oleh berbagai pihak.
Ingin belajar tentang profesi lain? Yuk, baca artikel lainnya di blog Glints!
Terdapat heading khusus yang membahas tentang prospek karir berbagai profesi di berbagai bidang dan industri.
Kategori ini cocok untuk Anda yang sedang menjajaki berbagai pilihan untuk menemukan jalur karir yang paling cocok.
Tertarik? Klik koneksi Klik di sini untuk menemukan kumpulan artikel sekarang juga!
