Baik itu misinformasi bagi penerima email, Anda harus segera meminta maaf jika mengirimkan email yang salah.
Sebagai alat komunikasi yang begitu penting dan digunakan untuk mengirimkan informasi penting, Anda harus memperhatikan konten yang Anda buat sebelum mengirimkannya.
Namun, jika Anda sudah salah, Glints memiliki beberapa tip tentang cara menghadapi situasi tersebut dan contoh email permintaan maaf di bawah ini.
Tips yang Bisa Anda Lakukan Saat Salah Mengirim Email
Saat Anda mengirimkan email yang salah, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan sebelum mengirimkan permintaan maaf kepada penerima yang tidak Anda maksudkan.
Berikut adalah beberapa tips tentang apa yang harus dilakukan jika Anda salah mengirim email, dirangkum dari Memang, Preava dan Tessian.
1. Cobalah membatalkan pengiriman email yang dikirim
Anda dapat membatalkan pengiriman email di beberapa platform email.
Namun, Anda harus memastikan bahwa orang yang salah menerima email menggunakan platform yang sama.
Misalnya, jika Anda menggunakan Gmail, perlu waktu 5-30 detik untuk menanyakan apakah Anda ingin membatalkan pengiriman email setelah mengeklik tombol mengirim.
Jika kamu melihat muncul pembatalan pengiriman email, klik tombol sesegera mungkin.
Ini akan menyebabkan surat itu kembali ke draf-mu dan batalkan pengiriman ke alamat email tujuan.
2. Buat rencana penanggulangan
Jika Anda tidak dapat membatalkan pengiriman email yang salah, atau penerima telah membacanya, rencanakan tanggapan.
Penting bagi Anda untuk menangani situasi ini secara profesional.
Satu rencana yang dapat Anda buat adalah mengirim email permintaan maaf karena salah kirim.
Anda dapat mencoba merencanakan langkah selanjutnya untuk menghadapi situasi tersebut.
3. Tentukan tingkat keparahan insiden tersebut
Bagaimana Anda bertindak setelah Anda melewatkan surat tergantung pada seberapa serius konsekuensi dari situasi tersebut.
Misalnya, Anda salah mengirim email izin liburan ke rekan kerja.
Dalam situasi ini, Anda cukup menulis permintaan maaf kepada kolega Anda sesegera mungkin dan mengirimkan izin cuti kepada atasan Anda.
Selain itu, jika Anda mengirimkan informasi sensitif kepada orang yang salah, misalnya, cobalah untuk meminta maaf langsung kepada penerima dan atasan Anda.
4. Hubungi penerima email
Penting untuk menghubungi penerima email yang tidak diinginkan sesegera mungkin.
Anda dapat meminta email untuk dihapus sebelum dibaca.
Tetapi jika orang yang salah membacanya, Anda dapat mengirimi mereka email dengan subjek yang meminta mereka untuk mengabaikan email sebelumnya.
Anda juga dapat memberikan penjelasan singkat tentang situasi di mana email Anda dikirim secara tidak benar.
Jika Anda merasa perlu untuk berbicara langsung, coba telepon penerima email atau minta mereka untuk bertemu langsung dengan Anda.
5. Maaf
Tetap kirimkan email permintaan maaf karena salah kirim ke penerima yang tidak diinginkan, meski isinya sepele.
Misalnya, Anda dapat meminta maaf kepada orang tersebut karena meluangkan waktu untuk membaca atau mengirimi mereka email yang seharusnya tidak terjadi.
Namun jika Anda ingin meminta maaf atas isi surat tersebut, Anda bisa langsung mengakui kesalahan Anda dan mempertanggungjawabkannya.
Ini dapat melindungi reputasi Anda dan juga menunjukkan profesionalisme Anda.
6. Jelaskan kesalahan yang dilakukan
Jika konsekuensi pengiriman email yang salah cenderung kecil, Anda dapat meminta maaf sesegera mungkin dan menjelaskan secara singkat kepada penerima sebelum melanjutkan rutinitas Anda.
Karena terkadang perlu juga memberikan penjelasan singkat tentang situasinya.
Saat Anda menjelaskan apa yang terjadi yang menyebabkan Anda melakukan kesalahan, penerima surat akan dapat memahami situasinya dan bersimpati kepada Anda.
7. Diskusikan bagaimana Anda akan menghadapi konsekuensinya
Jika masalahnya adalah karena mengirim email yang salah, coba jelaskan apa yang akan Anda lakukan untuk mengatasinya.
Misalnya, Anda dapat berbicara dengan atasan Anda setelah Anda mengiriminya email secara tidak sengaja.
Nah, Anda bisa mempersiapkan dan menunjukkan berbagai langkah yang akan diambil untuk memastikan hal ini tidak terjadi lagi.
Pastikan juga Anda dapat menjawab pertanyaan yang mungkin dikirimkan oleh penerima email yang dituju.
Dalam situasi ini, Anda dapat menawarkan untuk membantu mereka jika ada konsekuensi dari pengiriman surat yang salah.
Kegiatan tersebut akan menunjukkan ketulusan permintaan maaf Anda.
Contoh email permintaan maaf atas kesalahan pengiriman
Di bawah ini adalah contoh email permintaan maaf atas misssubmission yang bisa Anda gunakan sebagai referensi dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.
1. Bahasa Indonesia
Barang: Kami mohon maaf atas kesalahan pengiriman email; tolong abaikan
Nona Reenie,
Saya menulis surat ini sebagai permintaan maaf atas surat sebelumnya yang tidak dimaksudkan untuk Anda, tetapi untuk Bu Rani. Saya salah kirim email karena kurang teliti dalam memilih alamat email penerima.
Apalagi kamu dan Bu Rani memiliki nama yang sama. Kami mohon maaf karena menyebabkan Anda menerima email yang tidak diinginkan. Lain kali, saya berjanji untuk lebih berhati-hati saat menulis alamat email penerima dan menghindari terulangnya situasi seperti itu.
Dengan hormat,
Andy Russman
2. Bahasa Inggris
Barang: Permintaan maaf untuk surat sebelumnya; Tolong hapus
Mahal. Indera,
Saya menulis surat ini untuk meminta maaf atas surat saya sebelumnya yang tidak dimaksudkan untuk Anda. Sayangnya, saya tidak sengaja menambahkan nama Anda ke pesan yang seharusnya hanya tersedia untuk rekan pemasaran saya. Kami mohon maaf telah merusak hari Anda dengan mengirimkan email yang tidak Anda perlukan.
Kedepannya, saya akan mengecek kembali daftar penerima sebelum mengirim email yang berisi informasi yang dirahasiakan. Karena konten sensitif dalam email tersebut, saya dengan hormat meminta Anda untuk segera menghapus email tersebut. Terima kasih
Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan atau jika ada yang dapat saya bantu dalam situasi ini.
Sungguh-sungguh,
Roni Antonius
Berikut adalah beberapa tip dan contoh bagaimana Anda dapat meminta maaf jika Anda mengirim email yang salah.
Pada dasarnya, selalu berhati-hati sebelum mengirimkan email dan pastikan alamat penerima sudah benar.
Dengan begitu, Anda akan meminimalisir terjadinya hal-hal yang bisa berakibat fatal bagi perusahaan dan karir Anda.
Untuk meminimalisir kesalahan di tempat kerja, mulai dari berbagai standar etika hingga tips sukses untuk Anda.
Tertarik? Ayo, tekan Di Sini untuk mengakses berbagai artikelnya secara gratis!
