Mencari contoh surat permintaan maaf kepada atasan atau kolega Anda? Tenang, artikel di bawah ini akan memberikan beberapa contoh lengkap beserta tipsnya.
Meminta maaf di tempat kerja tidaklah mudah.
Anda mungkin khawatir memilih kata yang salah dan malah terdengar polos.
Alih-alih diperbaiki, masalah justru akan bertambah parah. Untuk mencegah hal ini terjadi, terapkan saja tipsnya, serta contoh surat di bawah ini!
1. Tulis subjek dan pembukaan
Pertama-tama, Anda perlu menulis baris pembuka dan subjek yang sesuai.
Saat menulis salam Anda, sesuaikan dengan hubungan atau kedekatan dengan atasan atau kolega Anda.
Jika email Anda dalam bahasa Inggris, buat subjek seperti:
Mohon terima permintaan maaf ku
Dalam bahasa Indonesia, Anda juga dapat menggunakan barang-barang sederhana seperti:
permintaan maaf
Setelah itu, tidak perlu menulis awal yang panjang atau menjelaskan situasi awalnya. Kemungkinan besar, atasan atau rekan kerja Anda juga mengetahui latar belakang di balik permintaan maaf Anda.
Katakan halo dan segera minta maaf. Perhatikan contoh membuka email permintaan maaf berikut:
Halo Maria, mohon terima permintaan maaf saya karena tidak memenuhi tenggat waktu proyek.
Halo Maria, saya ingin meminta maaf atas kesalahan saya terkait keterlambatan proyek.
2. Akui kesalahan
Dilansir dari Makeuse of, ini adalah bagian utama di mana Anda harus jujur dan bertanggung jawab atas kesalahan Anda.
Akui apa yang Anda lakukan salah dan jangan bersikap defensif. Jangan menulis sesuatu seperti:
Halo Maria, maaf atas keterlambatannya. Meskipun saya tahu itu adalah kesalahan fatal, itu sebenarnya bukan kesalahan saya. Ada kesalahan pada komputer saya dan tidak ada yang bisa saya lakukan untuk memperbaikinya saat itu.
Halo Maria, saya ingin meminta maaf atas rindu tenggat waktu. Meskipun saya tahu itu kesalahan fatal, itu sebenarnya bukan kesalahan saya. Komputer saya tiba-tiba macet dan pada saat itu tidak mungkin untuk pulih.
Meskipun Anda mengatakan yang sebenarnya, kalimat di atas tetap tidak cocok sebagai permintaan maaf.
Sebagai gantinya, cobalah menulis sesuatu seperti contoh email permintaan maaf berikut:
Hai Maria, saya mengerti bahwa saya melewatkan tenggat waktu kritis. Ini seharusnya tidak terjadi karena proyek ini sangat penting bagi departemen kami. Saya tahu Anda memercayai saya untuk menyelesaikannya tepat waktu, tetapi saya tetap mengecewakan Anda. Saya sangat menyesali ini.
Hai Maria, saya menyadari bahwa saya melewatkan tenggat waktu yang sangat penting kemarin.
Sebenarnya, proyek ini sangat penting bagi departemen kami. Saya juga tahu bahwa Anda mempercayakan tugas ini kepada saya, tetapi hasilnya mengecewakan Anda. Mohon terima permintaan maaf saya atas kesalahan tersebut.
3. Tunjukkan empati
Kelalaian Anda dapat berdampak buruk bagi orang-orang di sekitar Anda.
Agar mereka benar-benar dapat merasakan ketulusan Anda, cobalah untuk menunjukkan empati di email, mencoba menyampaikan bahwa Anda benar-benar menyesal dan memahami konsekuensinya.
Contoh:
Hai Maria, saya ingin meminta maaf dengan tulus karena melewatkan tugas penting. Ini seharusnya tidak terjadi karena proyek ini sangat penting bagi departemen kami.
Saya tahu bahwa Anda memercayai saya dengan tugas itu, tetapi saya tetap mengecewakan Anda. Saya merasa tidak enak karena hal ini membuat Anda malu saat bertemu dengan klien.
Hai Maria, saya ingin meminta maaf dengan tulus karena melupakan tugas penting. Sebenarnya, proyek ini sangat penting bagi departemen kami.
Saya juga tahu bahwa Anda mempercayakan tugas ini kepada saya, tetapi hasilnya mengecewakan Anda. Saya merasa bersalah karena mempermalukan Anda dan anggota tim lainnya di depan klien.
Bagian ini akan memberi kesan bahwa Anda mampu menempatkan diri pada posisi orang lain.
4. Tunjukkan kesediaan untuk memperbaiki kesalahan
Dalam contoh email permintaan maaf di bawah ini, Anda akan melihat bagaimana komitmen untuk menebus kesalahan dapat membuat permintaan maaf Anda menjadi lebih baik.
Anda perlu meyakinkan mereka bahwa kesalahan tersebut tidak akan terjadi lagi di kemudian hari.
Menurut laporan Flowrite, bagian ini juga penting sebagai upaya memperbaiki hubungan agar rasa saling menghormati bisa kembali.
Jadi coba pikirkan tentang apa Rencana aksi atau sesuatu yang akan Anda lakukan secara berbeda di masa depan.
Jangan lupa untuk menambahkan baris terakhir di bagian akhir dan email permintaan maaf Anda akan siap dikirim.
Contoh:
Halo, Maria,
Saya ingin meminta maaf dengan tulus karena tidak memenuhi tenggat waktu kritis. Ini seharusnya tidak terjadi karena proyek ini sangat penting bagi departemen kami. Saya tahu Anda memercayai saya untuk menyelesaikannya tepat waktu, tetapi saya tetap mengecewakan Anda. Saya merasa tidak enak karena hal ini membuat Anda malu saat bertemu dengan klien.
Ke depan, saya akan berbicara dengan Anda sebelumnya jika saya khawatir bahwa saya mungkin tidak dapat memenuhi tenggat waktu proyek. Saya akan lebih terbuka dan memastikan ini tidak terjadi lagi di masa depan.
Terima kasih telah membaca ini. Jika ada yang ingin didiskusikan lebih lanjut silahkan hubungi saya agar kita bisa berdiskusi.
Salam, Ibnu
Contoh email permintaan maaf dalam bahasa Indonesia:
Halo, Maria,
Saya ingin meminta maaf dengan tulus atas apa yang tidak dapat saya lakukan tenggat waktu. Sedangkan, proyek itu sangat penting untuk departemen kami.
Saya juga tahu bahwa Anda mempercayakan tugas ini kepada saya, tetapi hasilnya mengecewakan Anda. Saya merasa bersalah karena mempermalukan Anda dan anggota tim lainnya di depan klien.
Kedepannya, saya akan langsung berkonsultasi jika ada kesulitan atau ketika saya merasa tidak bisa memenuhinya tenggat waktu. Saya akan mencoba untuk lebih ramah dan memastikan ini tidak terjadi lagi.
Terima kasih telah membaca permintaan maaf saya. Jika ada yang ingin didiskusikan lebih lanjut silahkan hubungi saya.
Salam, Ibnu
Bagaimana jika Anda tidak tahu apa yang harus dilakukan untuk mencegah kesalahan terjadi lagi di masa mendatang?
Anda bisa langsung bertanya kepada yang bersangkutan, “Apa yang bisa saya lakukan untuk memperbaikinya?” atau “Apa yang dapat saya lakukan untuk memperbaiki kesalahan ini?”
Yang terpenting, Anda bisa meyakinkan mereka bahwa mereka siap tampil lebih baik lagi.
Ini adalah tips dan contoh penggunaan email permintaan maaf di tempat kerja. Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda dan beberapa kesempatan berbeda, dengan mengingat poin-poin penting di atas.
Ingin kiat mengatasi tantangan komunikasi lainnya di tempat kerja? Ayo baca lebih banyak artikel di blog Glints!
Anda dapat menemukan tip kerja penting, termasuk template email lain yang sering digunakan.
Tertarik? Klik koneksi sekarang juga untuk menemukan artikel terbaru, bagus!
