Definisi, Tugas, Kualifikasi yang Dibutuhkan

Administrasi produksi merupakan salah satu fungsi terpenting dalam perusahaan manufaktur.

Tugasnya tentu berbeda dengan staf administrasi pada umumnya.

Otomatis, kualifikasi dan keterampilan yang harus dipersiapkan juga akan berbeda.

Jika Anda sedang mempertimbangkan profesi ini, yuk simak resume dari Glints berikut ini agar Anda bisa lebih memahami seluk beluk seorang administrator produksi!

Definisi administrator produksi

Menurut laporan Climb the Ladder, seorang administrator produksi adalah orang yang tugasnya mengelola kebutuhan administrasi selama proses produksi.

Hal ini penting dilakukan agar proses produksi berjalan dengan lancar, mulai dari tahap penyiapan bahan baku sampai dengan pelepasan produk jadi.

Meski tugasnya hanya meliputi administrasi atau pengolahan data, administrator produksi tetap perlu berkolaborasi dengan semua orang di tim.

Tidak hanya itu, mereka juga dapat berkoordinasi dengan banyak pihak seperti bagian keuangan, bagian pengiriman, konsumen, pemasokdan lain-lain.

Tugas dan tanggung jawab seorang manajer produksi

Menurut laporan My Careers Future, tugas dan tanggung jawab seorang administrator produksi antara lain sebagai berikut.

• Mengumpulkan dan mencatat data produksi, yang biasanya mencakup catatan dan laporan volume produksi, konsumsi bahan baku, kontrol kualitas, dan aspek lainnya.
• Mengumpulkan dan mencatat data produksi dari berbagai dokumen seperti pesanan pelanggan, pesanan kerja, spesifikasi produk, dan lembar produksi pekerja individual.
• Kepatuhan terhadap prosedur pencatatan yang ditentukan, penggunaan komputer dan peralatan tulis lainnya.
• Kelola dokumen yang sedang digunakan, dipersiapkan dengan baik dan terorganisir.
• Buat salinan atau keluaran scan korespondensi atau dokumen lainnya.
• Pengarsipan dokumen produksi dalam bentuk elektronik atau fisik salinan dalam bentuk cetak.
• Jawab panggilan telepon dan berikan informasi kepada penelepon atau teruskan panggilan ke personel yang tepat.
• Komunikasi dengan klien dan/atau pemasok, sebagaimana ditugaskan.
• Memberikan dukungan administratif ke berbagai departemen dan fungsi yang mungkin termasuk manufaktur, penjualan, kontrol kualitaspembelian, layanan pelanggan, dan keuangan.
• Bertanggung jawab untuk memenuhi dan mematuhi semua persyaratan terkait pengiriman seperti dokumen pengiriman dan perjanjian.
• Persiapkan dokumentasi ekspor, label pengiriman, faktur komersial, dan/atau deklarasi ekspor pengirim untuk semua pengiriman internasional.

Kualifikasi Administrator Produksi

Bagi Anda yang mulai mempertimbangkan jenjang karir sebagai seorang administrator produksi, kualifikasi yang harus Anda persiapkan antara lain sebagai berikut.

1. Pendidikan

Sebagai aturan, perusahaan mencari lulusan di bidang administrasi atau manajemen bisnis.

Namun, tidak sedikit juga perusahaan yang menerima lulusan spesialisasi lain atau dengan syarat calon memilikinya. keterampilan apa yang mereka cari.

2. Pengalaman

Untuk lulusan baru yang ingin melamar pekerjaan Tingkat pertama Umumnya disarankan untuk memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun.

Anda bisa mendapatkan pengalaman ini melalui magang, sukarelawan, proyek acara dan sebagainya.

Usahakan menduduki posisi yang berkaitan erat dengan administrasi agar pengalaman Anda relevan.

Keterampilan Administrator Produksi yang Diperlukan

Administrator produksi harus memiliki keterampilan administratif kuat.

Selain itu, Zip Recruiter menyebutkan beberapa keterampilan kandidat lain yang paling sering diminta untuk posisi administrator produksi. Ayo, dengarkan!

1.Microsoft Office

Pekerjaan seorang administrator produksi sangat bergantung pada perangkat lunak pengolahan data, termasuk Microsoft Excel dan Word.

Setiap perusahaan cenderung menggunakan perangkat lunak lain. Oleh karena itu, Anda perlu mempersiapkan keterampilan Microsoft Office dan literasi komputer sebagai landasan yang kokoh.

Di dunia modern ini kemampuan baik yang harus dimiliki setiap orang.

Oleh karena itu, Anda dapat mencoba mengungguli kandidat lain dengan mendapatkan sertifikasi Microsoft Office.

2. masukan data

Ini adalah keterampilan yang sangat umum dalam administrasi.

Keterampilan entri data Itu termasuk:

• Kegunaan perangkat lunak pengolahan data.
• Mampu mengumpulkan data dari berbagai sumber dan dokumentasi.
• Kemampuan mengetik dengan benar dan cepat.

3. Penagihan

kemampuan baik Hal berikutnya yang harus dimiliki oleh seorang administrator produksi adalah penagihan.

faktur dokumen komersial yang digunakan untuk mencatat transaksi antara penjual dan pembeli.

Jadi, penagihan kegiatan pengelolaan dan pendokumentasian bukti transaksi.

Proses manufaktur harus mencakup pembelian dan penjualan bahan baku, peralatan produksi, dan transaksi lainnya dengan pemasok. pemasok.

Bagaimana administrator produksi, Anda harus dapat mengatur dokumen dan memahami alurnya penagihan Bagus.

4. Manajemen pemasok

Manajemen pemasok adalah upaya yang memungkinkan perusahaan untuk mengendalikan biaya, menjalin hubungan baik, dan memitigasi risiko agar dapat menerima layanan yang unggul dari pemasok.

Untuk pembelian barang atau bahan baku secara reguler, perusahaan biasanya bekerja sama dengan beberapa supplier.

Nah, proses ini pasti termasuk proses administrasi yang tidak singkat. Dengan demikian, manajemen pemasok adalah keterampilan yang harus dimiliki oleh setiap administrator produksi.

5. Komunikasi

Hampir semua tugas di atas terkait dengan upaya komunikasi.

Anda harus dapat berkomunikasi secara efektif baik secara lisan maupun tulisan.

Dengan begitu, tim dapat meminimalisir kesalahpahaman dan memastikan proses produksi berjalan lancar.

6. Perhatian terhadap detail

Administrator produksi harus memperhatikan detail sebanyak mungkin.

Pekerjaan Anda melibatkan banyak disiplin ilmu, mulai dari pengarsipan, pemrosesan data, Akuisisi, sebelum penganggaran.

Latih perhatian dan ketelitian Anda untuk menyelesaikan tugas secara optimal.

Jika terjadi kesalahan, Anda juga perlu tetap tenang dan berpikir rasional untuk mencari solusi terbaik.

Demikian Glints menjelaskan profesi ini. Intinya, seorang administrator produksi adalah seseorang yang harus memahami tidak hanya administrasi, tetapi juga proses produksi.

Bagaimana? Apakah Anda yakin ingin memulai karir di bidang ini? Jika belum dan Anda masih ingin menjelajahi pilihan karir lainnya, baca lebih banyak artikel di Blog Glints!

Ada banyak pembahasan tentang berbagai prospek karir yang bisa Anda baca di sana secara gratis.

Dengan cara ini, Anda bisa mendapatkan lebih banyak rekomendasi, terutama jika Anda menjelajahi pilihan karir yang berbeda.

Tertarik? Ayo tekan koneksi sekarang untuk menemukan kumpulan artikel!